Exempel på ett ärende i e-serve

Hjälpavsnitt för e-tjänst för föreningar

E-serve är en ny e-tjänst där er förening kan boka lokaler och ansöka om bidrag digitalt. Målet är att systemet ska förenkla administrationen för er. Här har vi samlat, tidsplan för lansering, direktlänkar till e-serve, instruktioner för att komma i gång med e-tjänsten samt svar på vanliga frågor.

Direktlänkar till e-serve

Här hittar du länkar till de tjänster i e-serve som är lanserade. Tänk på att gå igenom alla steg i instruktionen innan du loggar in och börjar jobba i tjänsten.

Kom igång med e - serve

Föreningar har fått utbildning i e-tjänsten under januari till mars. E-tjänsten kommer att lanseras i olika steg under 2022. Denna sida kommer att uppdateras allt eftersom fler funktioner börjar användas.Här presenteras de steg som föreningen behöver genomföra för att komma i gång med tjänsten. Sidan uppdateras allt eftersom fler delar i systemet lanseras. Många steg ska göras av föreningens firmatecknare. Vem som är firmatecknare ska finnas antecknat i er förenings konstituerande årsmötesprotokoll. Oftast är det ordförande och/eller kassör.

All inloggning i E-serve sker via ditt personliga Bank ID. Du behöver därför ha det tillgängligt när du ska aktivera föreningskontot och varje gång du loggar in i tjänsten framöver.

Du behöver även ha en personlig e-post som blir kopplad till din profil. Du kan inte använda föreningens mejl för att skapa din profil eftersom den redan finns i systemet.

Leta upp din förening i Stenungsunds kommuns offentliga föreningsregister. Notera vilken mejladress som finns under föreningens kontaktuppgifter. Det är till denna mejl som information och aktivering av föreningens profil skickas.

Föreningsregister Stenungsunds kommun

Om din förening inte finns i registret ska du kontakta oss för mer information. Föreningen kan ändå vara registrerad, men den kan vara spärrad på grund av att ni inte har uppdaterat era kontaktuppgifter varje år. Om er förening inte finns registrerad så hjälper vi er!

Föreningar som har deltagit i utbildning i e-serve har fått aktiveringslänk till den mejl som finns registrerad i föreningsregistret. Har er förening inte fått utbildning eller aktiveringslänk ska föreningens firmatecknare kontakta oss.

Om du vill se bilder på hur det ser ut i tjänsten när du aktivera er föreningsprofil finns en manual att följa.

Manual aktivera föreningskonto i e-serve (ej tillgänglighetsanpassad) Pdf, 408.3 kB.

Filen har inga alternativtexter som beskriver vad som visas på bilderna, om du inte kan se bilderna kan du i stället följa instruktionen i listan nedan.

Hur du aktiverar föreningens profil i e-serve

  • En aktiveringslänk skickas via mejl till den e-post som finns registrerad i föreningsregistret.
  • Följ aktiveringslänken och logga in med Bank ID.
  • Fyll i din personliga e-post.
  • En ny aktiveringslänk skickas till din personliga e-post.
  • Följ aktiveringslänken för att aktivera din personliga profil.
  • Klicka på länken för att koppla ihop din personliga profil med din organisation.
  • Klicka på byt profil för att växla mellan din personliga profil och din förenings profil.

Varje förening avgör själva vilka som behöver ha tillgång till tjänsten. Det kan vara någon som ansvarar för att söka bidrag, boka lokaler eller en ledare som behöver översikt över kommande bokningar.

Steg 4.1 Skapa en personlig profil

Alla användare ska ha en personlig profil. Du som vill bli tillagd till ett föreningskonto ska gå till e-serve Stenungsund och klicka på logga in längst upp i högra hörnet. I mobilläge ligger länken för att logga in under menyknappen (de tre strecken).

Du ska komma till inloggning med Bank ID. Om du inte kommer till Bank ID, prova igen.

Följ instruktionerna för att skapa ett konto. När du är klar så ska du meddela föreningens firmatecknare vilken personlig e-post du har registrerat.

Länk för inloggning i e-serve Länk till annan webbplats.

Steg 4.2 Firmatecknaren som har skapat föreningens konto ska lägga till användare

Du kan titta på filmen för att se hur du lägger till fler användare. Användaren måste ha skapat sin personliga profil först och du behöver veta vilken e-post som kontot är registrerat på (se steg 5.1).

Film - hur du lägger till användare till föreningskonto (ej tillgänglighetsanpassad) Länk till annan webbplats.

Filmen är inte tillgänglighetsanpassad med textning. Samma instruktioner i text finns därför nedan.

Hur du lägger till användare till föreningskonto

  • Du som redan är föreningsadministratör ska logga in på e-serve Stenungsund.
  • Växla till föreningens profil genom att klicka på ditt namn längst upp till höger och välj byt profil.
  • Klicka därefter på ditt namn igen och välj administrera föreningsanvändare.
  • Välj lägg till användare
  • Fyll i namn och den e-post som den nya användaren registrerat.

För att uppfylla villkoren för att söka bidrag och få boka lokaler med föreningstaxa så ska föreningen varje år uppdatera föreningens uppgifter. Detta kontrolleras i samband med bidragsberättigandet i augusti varje år.

Uppgifter som ska finnas på varje förenings profil är:

  • Kontaktuppgifter till föreningen.
  • Bankgiro eller plusgiro.
  • En kontaktperson (detta bör vara firmatecknare).
  • E-post för utskick (denna syns även i det offentliga föreningsregistret).
  • Det totala antalet medlemmar.
  • En kort beskrivning om föreningen, till exempel föreningens vision och verksamhet.
  • Styrelse med kontaktuppgifter. (Ordförande, kassör och sekreterare är obligatoriskt, men lägg gärna till även anläggningsansvarig, verksamhetschef eller andra roller som kan vara viktiga för kommunen att ha kontakt med).
  • Föreningens senast antagna stadgar

Du kan titta på filmen för att se hur ni ska gå till väga.

Film - Hur du uppdaterar föreningens profil i e-serve Länk till annan webbplats.

Filmerna är inte tillgänglighetsanpassad med textning. Samma instruktioner i text finns i listan nedan.

Hur du uppdaterar föreningens profil

  • Klicka på ditt namn längst upp till höger och välj din profil.
  • På din profil kan du ändra eller lägga till uppgifter i varje fält.
  • Tryck på visa/dölj styrelse och tryck på lägg till för att registrera styrelse med kontaktuppgifter.
  • Föreningens senast antagna stadgar laddar du upp via knappen ladda upp dokument/fil.
  • Tryck på spara
  • Ändringarna skickas nu till kommunen för att bli godkända innan de publiceras på er sida och i föreningsregistret.

När du har loggat in i e-serve kommer du alltid till en lista över dina profiler. Välj föreningens profil då kommer du till Min sida.

Min sida kan du se kommande och tidigare bokningar och om föreningen har någon obetald bokning. Genom att klicka på fliken dokument kan du se föreningens inskickade ansökningar om bidrag och följa ärenden från inskickat till beslut. Du kan även se vilka personuppgifter som finns om dig i tjänsten under knappen kontoinställningar.

Du kan titta på filmen för att se hur du kan orientera dig i systemet.

Film - Orientera dig på min sida i e-serve (ej tillgänglighetsanpassad) Länk till annan webbplats.

Filmen är inte tillgänglighetsanpassad med textning, men filmens innehåll är sammanfattat i text i stycket ovan.

Du kan titta på steg 1 och 2 filmen för att se hur du ska gå till väga för att söka bidrag i tjänsten när det finns ansökningar öppna.

Film - Orientera dig i tjänsten där du söker föreningsbidrag (ej tillgänglighetsanpassad) Länk till annan webbplats.

Filmen är inte tillgänglighetsanpassad med textning, kan du inte höra filmen och vill ha en genomgång i hur funktionen ärenden är uppbyggd ska du kontakta oss.

Vanliga frågor om e-serve

De flesta svar får du om du följer stegen ovan. Här presenteras svar på vanliga frågor från er användare. Frågor och svar fylls på allt eftersom nya funktioner börjar användas i tjänsten.

Under tiden som tjänsten är under utveckling så finns länkar till e-serve längst upp på denna sida. När tjänsten lanseras för allmänheten kommer länkarna finnas på fler sidor på stenungsund.se under fliken Uppleva och göra.

Inne i e-serve finns också möjlighet att spara favoritanläggningar som du ofta vill boka. Föreningsutveckling som är sidan där du söker bidrag är också en anläggning för att du ska kunna spara även den sidan som favorit.

Om du vill lägga in direktlänkar som favorit i din webläsare kan du göra det, men om inte BankID kommer upp när du ska logga in så kan du ändå behöva gå via Stenungsund.se för att det ska fungera.

Det är viktigt att du använder länkarna via Stenungsunds kommuns webbplats och inte söker på Google.

Ibland kan du också slussas i väg om något blivit fel eller tagit för lång tid. Prova att gå tillbaka via länkarna på stenungsund.se igen. Om samma problem uppstår igen, se svar på fråga 3.

Prova igen och notera vad det är som händer när det blir fel. Om samma problem uppstår igen, ta gärna en skärmbild och mejla oss och beskriv problemet. Då skapar vi ett supportärende hos systemleverantören MebyYou och hjälper dig så fort vi kan.

Du som har gått utbildningen är ansvarig för att lägga till användare och utbilda övriga i din förening. Genom att följa instruktionerna på denna sida ska ni komma en bra bit på vägen. Men behöver ni mer stöd och utbildning så finns det självklart stöd att få. Se svaren på fråga nr 5 för mer information.

Det kommer att finnas uppsamlingstillfällen för dem som har missat utbildningarna eller vill ha repetition. Vi har också IT-hjälp i biblioteket som ni kan besöka för att få stöd.

Ni kan alltid kontakta oss som jobbar med bidrag och bokning via mejl eller telefon om ni stöter på problem. Vill ni boka in ett möte med oss för att få extra stöd kan ni höra av er så hittar vi en bra lösning.

Aktiveringslänken har skickats till den mejl som var registrerad i föreningsregistret i samband med inbjudan till utbildningar i systemet. Om du inte har gått utbildningen så kan du titta i tidsplanen ovan för när den genomförs. Har du missat den kan du kontakta oss så hjälper vi dig.

Det kan också vara någon annan i din förening som har gått utbildningen och redan aktiverat föreningens profil. Då är det denna person som ansvarar för att hjälpa dig att komma igång med systemet och koppla dig till föreningens profil, efter att du har skapat ett eget konto. Se steg 4 i instruktionen ovan.

BankID är den säkraste inloggningen både för att värna om privatpersoners integritet och kommunens informationssäkerhet. Ett lösenord är för enkelt att dela med sig av, men också lätt att tappa bort, så vi sparar mycket supporttid på att använda BankID i stället för mejl och lösenord.

Det är bara föreningens firmatecknare eller person som den delegerat till som kan ansöka om bidrag, därför behöver vi veta vem det är som har ansökt för att kunna handlägga ansökan.

Du kan titta på filmen för att se hur du ska gå till väga.

Film - Ta bort användare i e-serve (ej tillgänglighetsanpassad) Länk till annan webbplats.

Filmen är inte tillgänglighetsanpassad med textning. Samma instruktioner i text finns därför i listan nedan.

Ta bort användare i e-serve

  • Klicka på ditt namn längst upp till höger och välj administrera föreningsanvändare.
  • Tryck på ikonen papperskorgen vid den användare du vill ta bort.

När du har loggat in och kommit till min sida så syns dina kommande bokningar allt eftersom vi lägger in dem. Vid varje bokning finns en röd soptunna. Klicka på den så tas din bokning bort.

Föreningar som registrerar aktiviteter i Idrott Online behöver inte logga in i e-serve för att söka LOK stöd. Om du har aktiverat kommunfil har du godkänt att kommunen kan hämta era aktiviteter automatiskt. Utifrån det beräknar vi LOK-stödet utifrån kommunens egna villkor för LOK-stöd.

Behöver du support med Idrott Online ska du kontakta dem.

Manual aktivera hämtning av kommunfil (Obs följ endast nedre delen av instruktionen) Länk till annan webbplats.

Kontakt

Föreningsutvecklare

Mia Marie Johansson
Kultur & Fritid
0303-73 50 89
forening@stenungsund.se

Bokning av lokaler

e-post: bokningfritid@stenungsund.se

Senast uppdaterad